Tổng hợp các công cụ giúp quản lý công việc hiệu quả mùa dịch

Làm việc ở nhà vẫn năng suất nếu bạn biết cách tận dụng các công cụ để quản lý công việc trên nền tảng số. Dưới đây là gợi ý những công cụ quản lý công việc đang được ưa chuộng trong thời gian gần đây.

Ảnh:uplabs.com

Để trở nên năng suất hơn, bạn cần xây dựng cho mình một hệ thống làm việc hiệu quả. Điều đó càng quan trọng hơn khi bạn phải làm việc theo nhóm hoặc dự án. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc, điều đầu tiên là bạn cần xác định được mục đích sử dụng để từ đó áp dụng một cách dễ dàng hơn. Dưới đây là các công cụ phù hợp cho từng mục đích công việc khác nhau.

Ảnh:Dribbles

Lưu trữ, quản lý và sắp xếp dữ liệu

Google Workplace là nền tảng tùy chỉnh cho cá nhân và doanh nghiệp, gồm có các công cụ cộng tác mà ai cũng từng dùng một lần của Google như Gmail, Google Calender, Google Meet, Drive…. và nhiều công cụ khác. Sử dụng Drive để lưu trữ dữ liệu và Google Workplace sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và tích hợp các ứng dụng khác nhau.

Dropbox là một trong những dịch vụ lưu trữ trực tuyến nổi tiếng nhất với hơn 500 triệu người dùng trên toàn thế giới. Bạn không chỉ lưu trữ tất cả các tệp của mình cùng một nơi mà còn chia sẻ lời mời cộng tác các tệp và thư mục với người khác.

Ảnh: Freepik

Quản lý dự án

Trello sẽ giúp bạn quản lý dự án từ xa một cách dễ dàng hơn nhờ hệ thống trực quan hoá quy trình làm việc. Với giao diện dễ nhìn, các thẻ công việc được thiết kế dựa trên bảng Kanabn hoàn toàn có thể di chuyển một cách linh hoạt sẽ giúp cho việc quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn. Điểm nổi bật của trello là ứng dụng có liên kết tệp đính kèm đến bất kỳ tệp nào từ Google Drive, Dropbox, Box hoặc OneDrive của bạn. Trello phù hợp cho cả mục đích cá nhân và quản lý đội nhóm.

Meistertask là công cụ giúp quản lý đầu mục công việc theo dự án cá nhân và theo nhóm. Thiết kế giao diện đơn giản, linh hoạt và hiện đại giúp bạn dễ theo dõi được các dự án một cách nhanh nhất. Điểm đặc biệt của meistertask là ứng dụng có chế độ theo dõi thời gian (time tracking) và đo lường thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ, đồng thời tích hợp tính năng nhắc nhở trên google calender giúp quản lý đầu việc hiệu quả và năng suất hơn.

Hubstaff cho phép quản lý hiệu quả quy trình làm việc và năng suất của nhân viên từ xa. Bạn có thể đặt giới hạn thời gian hoặc chi phí cho các dự án và thiết lập giới hạn hàng tuần cho mỗi thành viên trong nhóm. Đồng thời theo dõi được các hoạt động chung của cả nhóm mà không làm phiền các thành viên. Đây là một ứng dụng phù hợp cho quản lý nhóm làm việc từ xa hoặc quản lý các freelancer.

Ảnh: vecteezy

Ghi chú và sắp xếp ý tưởng

Evernote là một trong những ứng dụng ghi chú hiệu quả nhất được nhiều người tin dùng nhờ tính năng ghi chép thông minh và đồng bộ cao giữa hai phiên bản điện thoại và máy tính. Thiết kế của giao diện gọn nhẹ dễ sử dụng, cực kỳ phù hợp cho ghi chép nhanh.

Notion không đơn thuần là một ứng dụng ghi chép hiệu quả, nó còn được biết đến với cái tên ứng dụng “All-in-one”. Tất cả những gì bạn cần cho công việc, cá nhân hay học tập đều có thể dùng trong Notion – soạn thảo văn bản, sắp xếp các ghi chú, theo dõi tiến độ công việc, lập danh sách (to-do-list) và kiêm luôn vai trò nhắc nhở. Đồng thời Notion cũng có chức năng ghi chép dạng thẻ giống hệt như Trello giúp bạn quản lý nhóm làm việc hiệu quả hơn. Đây là một trong những ứng dụng được các cây viết rất ưu thích vì tính năng vượt trội trong lưu trữ ý tưởng và ghi chép nội dung một cách sáng tạo.

Ảnh: freepik

Quản lý trang tin tức/tạp chí điện tử

Feedly là lựa chọn tốt nhất hiện có để thu thập tin tức dưới dạng bài blog hoặc bài báo từ các trang web yêu thích của bạn. Feedly hiện nay cũng áp dụng công nghệ AI vào việc sắp xếp các chủ đề dựa trên ưu tiên của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn không bỏ lỡ những tin tức và xu hướng quan trọng, tiết kiệm thời gian đọc trực tuyến mà vẫn tập trung cho công việc mà sếp đang giao cho bạn. Nếu bạn không thể online trong một ngày, tất cả các câu chuyện đã sẵn sàng và chờ bạn khi bạn quay lại.

Pocket là một ứng dụng đọc thông minh khác mà bạn muốn tham khảo. Nó giải quyết một vấn đề rất cơ bản. Bạn tìm thấy thứ gì đó để đọc trực tuyến nhưng không thể đọc được ngay lúc đó. Có thể là một bài đọc dài và bạn không có thời gian, có thể bạn đang bận làm việc khác mà không muốn ngắt quãng, hoặc có thể bạn đang cố gắng nghiên cứu một chủ đề và đang thu thập nhiều tài nguyên để khám phá sau này.